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深圳监理公司浅谈监理例会的要点
  日期:2018-09-13 14:30:51 来源:监理公司

监理例会是指监理公司与参建各方交流信息和协调处理解决合同履行中存在问题的一种会议方式,在日常监理工作中起重要作用,在日常监理工作中得到了业主、施工单位的一致认可。我国的《建设工程监理规范》也对工地例会如何开好做出了明确规定。但在实施过程中往往因各种原因,会议效果达不到预期的效果,导致例会失去了存在的作用和意义。深圳监理公司根据多年的实践经验,在监理例会效果不佳原因基础上,提出了以下几点措施。

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1.会前没有做好认真准备,主持人心中无数,会议漫无边际,随意性很强;没有明确参加人员,而只是走过场,应付差事。有的主持人对前段施工进展情况无讲评,无检查,只是由与会人员在会上说说了事;同时,对下步工作无安排,无要求,即使提出要求也只是泛泛而谈,不明确,不具体。作为会议主持的监理工程师优柔寡断,久拖不决,会议时间长但效率不高。


2.监理单位没有在开会前,与工程各方进行广泛沟通、交流与协调,没有及时了解他们的想法,分析他们想些什么,想干什么,有何难题,而盲目召开会议,很容易在会上陷于被动。


3.主要表现在承包商对召开工地监理会议的目的意义认识不足。承包商方面的专业技术负责人头脑中缺乏全局观念,认为把其分内的事做好就行了,不必参加那么每周一次的监理例会,参加会议就是浪费时间。更有甚者,对工程监理的重要性缺乏认识,认为只要业主满意就行,监理也得听业主的,听不听监理的无所谓,反正钱又不是监理给的。故而直接导致监理例会质量下降,根本达不到预期效果。另外,监理单位本身对监理例会认识有问题,没有引起监理工程师的足够重视,从会议的准备到内容安排,会后的执行监督等都不科学合理。因此,很容易形成恶性循环。


4.会前没有认真收集信息,没有提出明确的会议程序和明确的汇报内容,汇报内容不全面,不具体,不系统,有很大的片面性和随意性,或只讲其个人关心的事项,而不讲其它;或只讲些表面工作,而不讲实际的问题;或只报流水帐,而抓不住要领,重点不突出;或只谈已做的事情,而不谈下步打算等等。这些都导致例会沟通不畅,信息阻塞,致使监理例会的主持者不能正确而全面掌握施工进展情况,不能果断地作出决策。


5.监理单位和监理工程师本身自己定位不准,加上有的业主“越俎代庖”,削弱了监理在现场工作的权威,造成监理工程师自己没有信心,没有魄力。如果水平较差的监理工程师更将是无所适从,唯唯诺诺了。


6.监理单位没有在开会前,与工程各方进行广泛沟通、交流与协调,没有及时了解他们的想法,分析他们想些什么,想干什么,有何难题,而盲目召开会议,很容易在会上陷于被动。

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提高认识,做好宣传。为开好工地监理例会,监理工程师应从召开第一次工地监理会议开始,广泛宣传监理的重要性,宣传现场的各项工作必须服从全局的重要性,讲明召开监理例会的目的、作用和意义,统一大家对监理工作的认识和对召开好会议的思想认识,以确保提高会议效率,提高会议质量。只有在认识一致、目标一致的前提下,与会各方才可做到步调一致,相互协调。这不仅能提高会议质量和效果,而且工程的进度、质量和投资控制及安全监督管理也能得到保证。

 

充分利用组织协调的功能,搞好与业主、设计单位、施工单位以及材料、设备供应单位之间的协调工作。充分做好与各方的会前的沟通,使他们明确必须向会议汇报的内容,包括资料准备、工程进展、存在问题、需要监理协调的事项及下一步将采取的具体措施等;及时与涉及会议内容的有关单位通报情况,交换意见;尤其在涉及工程联系单审核及索赔事宜方面,必须与业主沟通,协调立场,确定处理原则,避免会上陷于被动。

 

会议前期的准备工作和收集信息是必不可少的。总监和各专业监理工程师应当十分熟悉工程建设的施工过程,全面掌握项目各方面的工作情况和信息,了解业主、施工单位(包括分包单位)等各方对工程施工进度、质量、资源投入和安全等方面的要求或打算。了解施工现场情况,对现场巡视不漏项、不留空。要了解上次会议决定的落实情况,对仍悬而未决的问题分析原因。对收集来的数据进行分析,找出影响工程质量的各类因素,并对症下药,找到解决问题的方法。对矛盾的是非曲直、前因后果有所掌握,一切从工程建设的实际需要出发,以确保工程建设项目目标的实现。

 

雷厉风行,提高效率。召开工地例会,是一项较为严肃的监理工作,不能太随便。在工程开工之初,就有必要为会议制定一些“规矩” ,在获得业主同意和授权的情况下,在第一次工地会议时宣布日后工地例会的会议纪律,并讲明对违反纪律人员的经济处罚措施。对于制定的规则,各方应严格执行,一视同仁。要指定专人认真做好会议记录和会议纪要。记录内容应真实,简明扼要,会议纪要经总监审阅签字后送与会各方会签,并应有签收手续。

 

深圳监理公司工程师参加工地例会的语气和态度要轻松、自信、谦虚、要 “举重若轻” 、“胸有成竹”,不时还可根据会场情况幽默一回,使会议的气氛既严肃、又和谐、轻松。要引导与会各方坦诚相见,平等相待,互相谅解,集思广益,力求找到建设单位和施工单位双方利益的“平衡点”,促成各方友好协调,最终达成共识。主持人要沉稳主持,善于倾听,尊重事实,做到独立、公正、公平。

 

由于参加工地例会的单位较多,牵涉的会议内容也较广较深,一次例会不可能解决所有的问题,更何况有些复杂工程的深层次问题也不是与会人员所能解决的。因此,总监在主持工地例会时要有的放矢,不可面面俱到,而要善于抓住主要矛盾,把主要矛盾处理好,而对于次要矛盾,则要看情况而定。例如对于涉及到工程质量、安全的较大问题,应严肃认真地提出来,严格要求施工单位认真整改。对于工地上存在的细小琐碎甚至鸡毛蒜皮般的事情,就没必要放到工地例会上来说,这些事情应交待专业监理工程师平时多加观察,随时加以解决。对于施工单位或建设单位提出的一些小问题,总监也要善意地要求会后由专业监理工程师协调解决,没必要就此深入探讨。

 

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